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8 conseils pour optimiser votre espace de travail et être plus productif

Apprendre à mieux organiser son espace de travail, c’est possible : 8 conseils à appliquer au bureau.

« Un lieu de travail propre, bien rangé et bien organisé booste le moral, diminue le niveau de stress et favorise la productivité personnelle. Il existe plusieurs raisons, et non des moindres, de désencombrer son espace de travail. Cela aide réellement à améliorer la productivité personnelle en permettant de se concentrer sur ses priorités et objectifs quotidiens. Le désordre au bureau peut être une source de distraction et faire perdre un temps précieux », constate Guillaume Villeneuve, regional sales manager France et Benelux de PFU, l’entité en charge du marketing et des ventes des scanners de documents Fujitsu, qui nous livre ses astuces.

Éliminez les distractions

« Regardez votre bureau d’un œil neuf, hiérarchisez tout ce que vous voyez et jetez tout ce qui n’est pas utile ou important. Vous n’avez pas réellement besoin de ces gadgets ni de ces babioles héritées de la dernière soirée de Noël d’entreprise.

Repensez le début et la fin de journée

Adoptez une organisation dans laquelle les dix premières minutes et les dix dernières minutes de chaque journée sont consacrées à l’organisation de vos affaires sur votre bureau, pour identifier ce qui n’est pas à sa place.

Mettez de l’ordre dans le chaos

Le classement est la solution à la plupart des désordres au bureau. Au pire, on empilera tout, au mieux, on numérisera tous les documents qui seront ensuite classés automatiquement au bon endroit.

Laissez faire la technologie

En automatisant des processus manuels habituellement lents, tels que la saisie des noms de fichiers pour les documents scannés et l’indication du chemin d’enregistrement, ou encore la saisie manuelle des coordonnées de cartes de visite, une petite entreprise peut considérablement améliorer sa productivité, parfois en appuyant simplement sur un bouton.

« Personne n’est obligé de répondre immédiatement aux e-mails »

Une fois son environnement organisé, impossible de repousser ses tâches. Des conseils pratiques peuvent être appliqués pour améliorer sa productivité personnelle.

Planifiez vos journées

Il est trop facile de se laisser envahir en répondant aux demandes, aux emails et aux appels. Avant de regarder votre téléphone, faites le tour de ce qu’il y a à faire chaque jour et établissez un planning, en prévoyant également du temps pour consulter les emails et du temps où vous serez disponible aux autres. Et respectez ce planning.

Hiérarchisez et regroupez

Il est évident que certaines tâches sont plus importantes que d’autres, mais une tâche moins importante peut facilement devenir une action urgente si elle est sans cesse repoussée. Pour éviter cela, si une tâche prioritaire partage des points communs avec une tâche moins importante, regroupez-les et traitez-les en même temps. Lorsque vous regroupez toutes vos tâches quotidiennes de cette manière, votre liste semble non seulement plus facile à gérer, mais vous effectuez aussi les tâches mineures avant qu’elles ne deviennent problématiques.

Passez moins de temps à trier vos mails

Si vous vous astreignez à faire quelque chose durant des mois, vous cesserez de le percevoir comme une tâche difficile et cela deviendra habituel. Au début, peut-être sera-t-il difficile de ne répondre aux e-mails qu’à une heure précise de la journée.Vous serez étonné que certaines personnes se sentent obligées de répondre immédiatement aux e-mails.

Rappelez-vous votre motivation

Rien ne rend une personne plus productive que lorsqu’elle est motivée pour faire de son mieux. Veillez donc à vous demander pourquoi vous faites ce que vous faites. Après avoir identifié ce qui vous motive, gardez des pense-bêtes près de vous pour vous rappeler que ce que vous faites de votre temps, et la manière dont vous le faites, vous aide à atteindre votre objectif. »

Publié dansEconomieEntreprisesManagement