Sally Wright, directrice commerciale internationale chez Pitney Bownes, pointe du doigt la gestion de l’impression dans de nombreuses sociétés.
Business & Marchés – Quelles sont les principales dépenses – et leurs montants – des entreprises dans le cadre de l’impression de leurs documents ?
Sally Wright – Les documents imprimés sont des outils fondamentaux de la communication pour les entreprises et le resteront dans les prochaines années. Les sociétés les plus innovantes ont compris que les communications électroniques et physiques doivent coexister et que les clients doivent être contactés par le biais d’un mélange équilibré de moyens de communication.
L’importance des documents imprimés pour une entreprise ainsi que les remises considérables négociables en fonction du volume de documents à imprimer justifient la décision de la plupart des sociétés de centraliser et d’optimiser leurs coûts d’impression.
Certains domaines, tels que le courrier direct ou transactionnel, sont déjà libérés de procédés inefficaces qui ne seraient tout simplement pas viables. Par exemple, la production de courrier transactionnel est supervisée par le département de la finance – par des managers déjà habitués à reconnaître de bons investissements. Cependant, malgré ces îlots de sur-optimisation des coûts d’impression, il reste de nombreux domaines très peu performants.
Il existe en effet, sur base quotidienne, de nombreux autres postes de dépenses d’impression : des supports marketing aux livrets d’information, en passant par les brochures promotionnelles, les newsletters… Ces documents proviennent généralement de sources multiples au sein d’une entreprise. De plus, certaines sociétés ont une présence dans différents pays, au travers de plusieurs bureaux nationaux et de branches variées. Ces entreprises comprennent plusieurs départements, tels que ceux de la finance, des ressources humaines et du marketing, qui se servent de documents imprimés tous les jours.
Très souvent, la gestion des impressions est laissée à l’initiative de chaque département ou de chaque bureau, et la responsabilité des achats est confiée à des personnes manquant d’expertise dans le domaine ou à des administrateurs dont la liste de tâches est déjà plus longue. Actuellement, la plupart des responsables des impressions au nom de leur entreprise n’ont probablement pas de connaissance approfondie du marché de l’impression, ni de compréhension des prix moyens du marché, ni l’habitude de gérer des contrats d’impression ou un volume suffisant de documents à imprimer pour négocier les meilleurs prix. Par conséquent, le choix du fournisseur et du prix d’achat est plus souvent basé sur une relation historique que sur une approche maîtrisée du marché.
Nous avons mené une étude afin d’examiner les dépenses des entreprises européennes en matière d’impression et nous avons découvert qu’en France, elles se sont élevées à 150 millions d’euros en 2011. D’ici dix ans, ces dépenses atteindront un total de 1251 millions d’euros cumulés. Nous avons également calculé un seuil minimum de dépenses excessives à partir des économies garanties à leurs clients par les sociétés de gestion des impressions. Il se trouve que la plupart des sociétés ayant agi pour réduire leurs frais d’impression ont économisé bien plus que le minimum garanti de 16% rapporté par cette étude.
B&M : Quels moyens sont mis en œuvre pour réduire ces dépenses ?
S.W.: Le recours à un fournisseur externe est un exemple d’action directe et dynamique visant à régler ce problème, mais les entreprises doivent prendre connaissance des bonnes pratiques avant de commencer une telle collaboration.
Pourquoi un fournisseur externe ? Un service de gestion des impressions offre un mélange d’expertise, de pouvoir de négociation et de systèmes de gestion qu’il est très souvent difficile d’égaler en interne. Quand une entreprise discerne la possibilité d’améliorer la gestion de ses impressions, un audit des procédés en cours d’usage est la première étape à franchir. Celui-ci permet de vérifier si le seuil minimum d’économies peut être atteint, ainsi que l’étendue de ces économies potentielles.
D’autres réformes avantageuses de gestion des processus d’impression peuvent être établies entre une société de gestion des impressions et la liste d’imprimeurs auxquels elle fait appel, telles que la réception de fichiers prêts à imprimer, la réduction du temps et du coût de la prépresse, la gestion électronique de la chaîne d’approvisionnement afin de réduire les dépenses, par le biais de communications et de devis électroniques, ou une capacité de production supplémentaire à prix réduit.