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5 astuces pour optimiser vos salles de réunion

Citizen M - Tour de Londres

Découvrez 5 astuces pour mieux configurer vos salles de réunion, même à l’hôtel.

«Les cadres passent plus de temps en salle de réunion qu’à leur bureau. Ces espaces sont devenus incontournables et représentent un enjeu important pour la performance d’une entreprise. Une salle de réunion peut également aider à impressionner vos clients, à condition d’en faire un espace professionnel qui pousse à la création. Peu importe le design de votre salle de conférence, souvenez-vous qu’il est primordial qu’elle représente un espace sûr et confortable où les professionnels peuvent se réunir, échanger leurs idées et collaborer. Nous vous présentons quelques astuces à appliquer systématiquement lorsque vous agencez votre salle de réunion.

Prenez en compte les besoins de vos clients

Bien évidemment, il est essentiel que vos clients soient le plus à l’aise possible. Il est important qu’ils aient de la place autour de leur siège, puissent de lever et marcher librement dans la pièce. Mais d’un autre côté, l’espace doit être assez restreint afin d’être intime et confidentiel. Pour trouver un équilibre, estimez le nombre de personnes présentes lors de vos réunions afin de déterminer la taille idéale de la pièce. Investissez dans une table proportionnée à la pièce, ainsi que des chaises ergonomiques et ajustables.

Choisissez une configuration de table

Il existe une multitude de styles pour la disposition des sièges: le style en U permet à tout le monde de communiquer avec la personne qui présente et vice versa, tandis que le style “salle de classe” permet d’accueillir plus de monde dans la salle. Assurez-vous d’étudier les avantages et inconvénients de chaque style avant de choisir votre disposition.

Connectez votre salle de réunion

Le lieu de productivité qu’est la salle de réunion doit être à la pointe de la technologie : partage de contenus, visioconférence, connexion internet illimitée et télévisions doivent être au rendez-vous. Si votre start-up possède un budget limité, l’hôtel citizenM vient de lancer, au pied de la gare de Lyon des espaces ultra-connectés et design à Paris.

Effectuez une simulation avant toute réunion

Quand on en vient aux réunions, la préparation est primordiale. Cela vous permet non seulement de calmer vos nerfs avant le jour J, mais aussi d’éviter d’éventuels problèmes techniques. Programmez une réunion d’exercice au moins un jour avant la réunion. Demandez à vos collègues de prétendre qu’ils sont vos clients, et donnez votre présentation en face d’eux afin d’avoir un retour constructif.

Fournissez les équipements nécessaires

Comme nous l’avons mentionné plus tôt, vos clients doivent se sentir le plus à l’aise que possible. Assurez-vous qu’ils aient un mini-frigo à portée de main pour se rafraîchir à leur guise. Investissez dans une table équipée de petits compartiments intégrés afin que vos invités puissent y déposer leurs effets personnels durant la réunion.»

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